Events: Der Erfolg steckt im Detail

 

Egal, ob es sich um eine Routine-Besprechung mit den regionalen Managern oder um eine Produkt-Neuvorstellung bei den Partnern, oder um eine wichtige Pressekonferenz handelt, stets sind präzise und minutiöse Planungen für das erfolgreiche Gelingen unerlässlich. Denn eines ist gewiss: Improvisieren bedeutet immer Mehrkosten, und je später – umso teurer. Viele Veranstaltungen laufen nur deshalb aus dem Kostenrahmen weil viele Leistungen ohne genügend Vorlauf ad hoc organisiert werden mussten. Das Erfolgsrezept für alle Events lautet: Vorher dran denken spart Geld und Nerven.

Wichtigster Einzelpunkt bei jedem Event ist die Festlegung des Veranstaltungsortes, bei dem immer viele Faktoren zu berücksichtigen sind: Anreisezeiten, Qualität, Infrastruktur, Technik, Organisationshilfe, Servicegrad – und natürlich der Preis. Die Auswahl ist stets zeitintensiv. Viele  Leistungsträger bündeln ihre Angebote mit der Nutzung von weiteren Leistungen, wie Übernachtungen oder Mahlzeiten und machen damit einen objektiven Vergleich sehr schwer. Der zweite große Brocken sind die Organisation und die vertragliche Einbettung von allen erforderlichen Leistungspartnern; hierbei sind Fotografen, Give-Aways, Techniker und Dolmetscher noch am einfachsten zu organisieren, Catering und Dekorationen sind schon schwieriger, doch wenn es um attraktive Gastredner oder lokales Hilfspersonal geht, steigt der damit verbundene Zeitaufwand rasant an.

Hier können unsere Kunden ganz erheblich sparen. Wir haben für alles die richtigen Checklisten, sodass kein Punkt verloren geht. Wir haben die richtigen Programme für ein detailliertes Kosten-Management. Wir entwickeln für jede Vorgabe entsprechende Alternativen, die sich nach Kosten und Leistungsumfang unterscheiden. Und wir pflegen den nahtlosen Abstimmung-Kontakt mit unseren Kunden. So weiß jeder zu jeder Zeit, in welcher Phase sich das Projekt gerade befindet.

Auch unsere Kosten machen wir frühzeitig transparent. Das heißt, wir werden weitestgehend die Leistungserbringer belasten, doch das ist im Eventbereich nicht immer möglich. In diesem Fall arbeiten wir auf einer vorgegebenen Festpreisbasis – ohne negative Überraschungen.

 

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